En esta entrada os voy a hablar de la aplicación que reemplaza a Together a causa de los motivos que expresé en esta otra entrada, que se llama… DEVONthink.

La empresa que desarrolla la aplicación también tiene otras utilidades, que podéis ver en la web que os he enlazado, pero la principal de todas es sobre la que os voy a contar.

En principio es muy similar a Evernote, OneNote y Together: recoge tus documentos, los indexa y te los guarda para posterior uso y referencia. Solo está disponible para MAC y para iOS, y parece ser que tampoco hay mucho interés en pasarla a Windows, aunque si lo hacen y respetan la idiosincrasia de la misma, les auguro unas grandes ventas porque el producto es muy bueno.

La captura os da una idea de la interfaz de la aplicación, que es de las clásicas en Apple donde las haya. Pero en este caso la interfaz importa muy poco. Veamos otra captura:

No solo busca por título, sino también por contenido y metadatos, y como en toda aplicación que se precie, permite operadores lógicos y otras variaciones y especificaciones. Y más cosas relativo a esto que no he tenido oportunidad de investigar todavía.

Echadle un ojo a esta otra captura:

Fijaos en que al lado de las carpetas, en las anteriores hay unas flechitas y en la última no. ¿La diferencia? En las de arriba los documentos son externos a la aplicación, en la de abajo están dentro de ella, lo que no es problema para poder abrirlos y editarlos directamente.

Ojo aquí, DEVONthink tiene tres versiones para MAC y una para iOS con una compra extra que habilita la edición y la sincronización bajo demanda. Yo os voy a contar lo que hace la más completa de todas, así que tened en cuenta que si miráis otra, podría no estar, y de hecho las cosas más chulas están en la más alta, que ronda, no os asustéis ni huyáis despavoridos, los 150 euros. Y 26 euros la combinación de la app de iOS con su compra integrada.

Pero os aseguro que vale la pena, y os dejo las mejores para el final.

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Bueno, seguimos.

Puedes editar casi cualquier documento desde dentro de la aplicación, hasta no solo anotar PDF, sino editarlos. No lo tengo muy claro cómo funciona pero creo haber leído que lo hace. Si el documento es externo, se guarda externamente, y si no se actualiza internamente.

Los documentos importados siguen conservando su formato original (ahora sí), y aunque se guardan en las tripas de la aplicación, están disponibles si así lo quieres entrando desde la carpeta Biblioteca de MAC o desde la aplicación, que te abre y te selecciona el documento. Lo que no respeta es la estructura de ficheros original, ya que realiza ciertas optimizaciones con ello. Evidentemente, no toca nada de las carpetas externas que solo hayas indexado, aunque si quieres, puedes borrar los ficheros externos al borrarlos del indexado de la aplicación.

Controla muy bien los duplicados, he descubierto que tenía más de 100 documentos duplicados y repartidos por todas las carpetas, así como el soporte de la típica carpeta inteligente de Apple.

Tags, colores, enlaces entre documentos, etc.. Crear notas nuevas…

También tiene su base de datos, donde se indexa todo. Yo en este momento tengo dos, una con los documentos internos y que ronda los 2 GB con todo, y la de los documentos externos, que si bien el fichero de índice tiene 850 MB de tamaño, son 135 GB de datos en total, incluyendo los documentos. Esta base de datos tiene 750.000 palabras únicas y 62 millones y medio de totales, y eso que la mitad de mis PDF son capturas de imágenes.

Los desarrolladores dicen que el tamaño no importa (¿dónde habré oído yo eso antes?), que lo que importan son las palabras y que es lo que realmente hace que se coma la memoria. De todos modos no os asustéis, el límite teórico de la aplicación está en seiscientos mil millones de palabras únicas. Y petacientos mil petas de memoria RAM.

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La aplicación se basa, como ya he dicho, en bases de datos. Dependiendo de la versión del programa, puedes abrir y manejar las que quieras, de forma que si tu equipo anda algo limitadillo de memoria puedes repartirte las cosas en varias e ir abriéndolas y cerrándolas a gusto.

O tener varias abiertas, y hacer búsquedas sobre todas de ellas de forma automática, y mover datos entre unas y otras.

La aplicación tiene una bandeja de entrada global, a la que van a parar por defecto todas las importaciones desde otros lados, así como un “cajetín” global, que ellos llaman Sorter, y al cual puedes arrojar cualquier cosa.

De ahí puedes repartir lo importado a la base de datos que quieras, así como añadir etiquetas y comentarios.

La versión superior puede con casi todos los tipos de archivos típicos de los MAC, pasando por los PDF, textos, correos, vídeos, audios, casi todo. Y para casi todo tiene visor, y si no ya tienes el propio Vista Previa de macOS.

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La sincronización. Ah, la sincronización, ese eterno problema en este tipo de aplicaciones, que cuando menos te lo esperas te dejan tirado, y en este caso es, en apariencia, un poco barroca. Y por eso mismo creo que va a ser una de las pocas veces que funcione bien.

Disponemos de varios métodos de sincronización, desde una directa de aplicación a aplicación por medio del servicio de Bonjour, que solo funciona en modo local y dentro de la misma red, hasta mediante nubes, pasando por servidores WebDAV. Box, CloudMe y Dropbox son las nubes sancionadas, usando el API de las mismas, no un fichero compartido. Esta opción también está disponible, tanto en una carpeta local como en iCloud.

Es decir, para sincronizar la aplicación, decides un método, lo configuras en todas y listo. De hecho  es tan fácil si así lo quieres, pero puedes configurarlo como quieras. La lógica de todo esto es bastante potente, de hecho a veces creo que hasta demasiado.

Aparte de los métodos de sincronización, están los “almacenes”, que son ortogonales a lo anterior. Un almacén es un “bundle” y puede estar en cualquiera de los lugares configurados, y dentro del mismo podemos tener diferentes bases de datos, por lo que las combinaciones son bastante amplias.

Puedes tener distintos almacenes con distintos métodos de sincronización, y en ellos las bases de datos que quieras, por lo que puedes tener una base de datos en el almacén A (DropBox) y en el B (WebDAV). En el A tienes la base de datos Z, y en el B la X, Y, y Z. Y sincronizar con ambos almacenes, de forma selectiva o todo a la vez.

La verdad es que se trata de algo bastante completo y configurable. Sobre todo si encima puedes elegir qué sincronizar, como el contenido y no solo el resultado del índice. O las posiciones de lectura, o los colores de las anotaciones…

La sincronización con iOS funciona igual, pero solo se puede hacer a través de nubes, Bonjour o WebDAV, nunca por fichero porque, ejem, Apple no ofrece el API adecuada. La mayor limitación de iOS si no compras las compra integrada es que tienes que bajarte la base de datos completa, y podría ocupar no solo mucho tiempo, sino mucho espacio.

Pero la versión completa de DEVONthink To Go te permite funcionar bajo demanda, por lo que lo único que tienes en local es el índice, y los datos se sincronizan bajo demanda. El problema podría venir cuando el método de sincronización no está disponible, como por ejemplo todo lo tienes para sincronizar en local y estás fuera de tu oficina, aunque esto también tiene solución.

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Yo he elegido WebDAV con el almacén en el Synology NAS. Podría haber elegido una carpeta local apuntando al NAS, pero entonces no tendría acceso desde fuera, y existe la posibilidad de que la conexión de red se corte y se pierda la clave de acceso (no es la primera vez que me ha pasado), así que la conexión es por WebDAV, tanto interna como externa. El problema con Synology es que no deja acceder desde una intranet a la conexión WebDAV externa, por lo que realmente tengo dos cuentas, una apuntando a la URL local y la otra a la externa, ambas sobre el mismo almacén, de modo que o bien se sincroniza con una o bien con la otra.

También he de deciros que, lo poco que las he probado, las aplicaciones de iOS funcionan my estables y sin problemas.

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Y ahora viene el bombazo.

OCR. La versión superior viene con el complemento de Abbyy Fine Reader y te hace OCR automático si así lo quieres al importar, o te transforma los PDF escaseados a mano, sustituyendo el viejo por el nuevo, no importa si es interno o externo.

No obstante, el OCR viene con regalito. Un PDF escaneado a 600 DPI de 60 páginas JPG que ocupa unos 45 MB de disco, tras pasar el OCR sin cambiar resolución ni calidad, termina ocupando la nada despreciable cantidad de 1.9 GB. ¡¡¡1.9 GB!!!

Tras un montón de pruebas, lo razonable es dejar el resultado a un 75% de calidad y no más de 200 DPI, aumentando en ese caso el tamaño entre un 30 y un 100% (es decir, el doble). Para un documento normal de oficina no tiene importancia, pero para facsímiles y similares lo cierto es que el tamaño crece demasiado, haciendo perder un poco de interés por la aplicación.

No obstante, su utilidad tiene.

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Bueno, chicos, eso es todo.